Senior Office Manager, m/w/v (Teilzeit 70-80%, Empfang und Büroorganisation)

Seit der Gründung im Jahr 2003 hat sich responsAbility zu einem führenden Impact Asset Manager etabliert, der auf private Impact-Anlagen in drei spezifischen Themenbereichen spezialisiert ist. Diese Themen tragen direkt zur Umsetzung der UN-Nachhaltigkeitsziele (SDGs) bei: Finanzielle Inklusion, um das Wachstum von Kleinstunternehmen & KMUs zu finanzieren; Klimafinanzierung, um den Netto-Null-Weg zu ebnen; und Nachhaltige Ernährung, um die kontinuierlich wachsende Weltbevölkerung nachhaltig versorgen zu können. Alle Investmentansätze von responsAbility zielen sowohl auf messbaren Impact, sowie auf eine attraktive Rendite ab. Seit 2022 ist responsAbility ein Teil von M&G plc und trägt damit zum Impact Investing bei M&G bei.

responsAbility legt Wert auf Chancengleichheit. Wir verpflichten uns, die bestmögliche Rekrutierungserfahrung und eine neutrale Beurteilung Ihrer Bewerbung zu bieten. Ihre Fähigkeiten, Ihre Ausbildung und Ihre Erfahrung stehen für uns im Vordergrund. Wir bitten Sie daher, uns in dieser Hinsicht zu unterstützen, indem Sie in Ihrem Lebenslauf und Motivationsschreiben keine persönlichen Angaben (wie Foto, Geschlecht, Familienstand usw.) machen.

Aufgrund eines internen Wechsels sind wir auf der Suche nach einem neuen, motivierten Teammitglied für unsere Rezeption und als Bindeglied zu unserem Workplace Management. Als erfahrene Kraft im Office Management können Sie auf lateraler Ebene und auf eine gute Art die Anleitung und Organisation im Team übernehmen und Sie wissen, wo Sie selber entscheiden können. Mit diesen Voraussetzungen übernehmen Sie in der Rolle als

hauptsächlich die folgenden Aufgaben.

• Empfang, Besuchermanagement und Bedienung der Telefonzentrale in verschiedenen Sprachen
• Administrative Tätigkeiten wie z.B. Postempfang, Versand von Kuriersendungen, Verfassen von Informationen an Mitarbeitende im Intranet, etc.
• Unterstützung beim Facility Management inklusive Lieferanten wie Reinigungsfirma, Handwerker, Möbel; Beauftragung von Handwerkern für Reparaturen etc.
• Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Hotelbuchungen für Besucher
• Catering-Bestellungen, Koordination der Lieferungen und Mithilfe bei Anlässen und Veranstaltungen
• Mitarbeit und Koordination Erste Hilfe und Evakuation
• Der Empfang ist von Montag bis Freitag von 8:30 bis 17:00 Uhr besetzt. Unsere Office Manager sind daher an ihren Einsatztagen in diesem Zeitraum verfügbar.
• Zusätzlich haben Sie eine integrative Rolle im Team, indem Sie als Ansprechsperson für Ihre Kolleginnen das Tagesgeschäft koordinieren, diese bei speziellen Fragen bei Bedarf unterstützen und eng mit der Vorgesetzten bei Aufgaben zum Workplace Management zusammenarbeiten.

• Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Erfahrung oder Ausbildung in der Hotellerie sind von Vorteil
• Fliessend in Deutsch und Englisch (die Geschäftssprache ist Englisch), jede andere Sprache ist willkommen
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Suite und Affinität mit IT Anwendungen
• Verantwortungsbewusste, ausgeglichene Persönlichkeit mit einem integrativen Charakter
• Flair für Organisation und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Hohes Mass an Flexibilität, auch für gelegentliche Abendeinsätze bei Events
• Freude an der Arbeit im Team und proaktives Denken mit Hands-on-Mentalität
• Interesse an Impact Investing