Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Unser Forschungsabteilung Transport at Nanoscale Interfaces besteht aus Physikern, Materialwissenschaftlern, (Bio-)Chemikern und Ingenieuren, die sich darauf konzentrieren, neuartige Materialien in Geräte zu integrieren. Aufgrund einer Pensionierung suchen wir eine versierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Abteilungsassistent/in, die eine zentrale Drehscheibenfunktion innerhalb der Abteilung übernimmt.
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren das Abteilungssekretariat und unterstützen den Abteilungsleiter und die Gruppenleiterinnen und -leiter in diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Sie verwalten das Abteilungsbudget und die Forschungsprojekte im SAP, sind für das Projektcontrolling zuständig, unterstützen bei der Budgetplanung, koordinieren und erstellen die Finanzreports
- Sie organisieren die Eintrittsformalitäten für neue Mitarbeitende und ausländischen (Gast-)Wissenschaftlern und stehen denen mit Rat und Tat zur Seite
- Sie bearbeiten das Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen inkl. SAP und sind Superuser der Abteilung für SAP und das Zeiterfassungssystem
- Sie pflegen die Datenbankinhalte und das Abteilungshandbuch (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen), koordinieren das Archivieren, unterstützen beim Akkreditierungsprozess
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen
- Sie kontrollieren und korrigieren die Arbeitszeit-/Absenzenmeldungen für die ganze Abteilung
- Sie pflegen und aktualisieren die Abteilungswebseite
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung, evtl. mit BMS oder Matura, mit einigen Jahren Berufserfahrung in administrativer Funktion (Erfahrungen im ETH/Uni-Bereich von Vorteil)
- Hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Servicementalität
- Gutes Zahlenflair und starke organisatorische Fähigkeiten
- Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, Eigeninitiative und sehr strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Advanced-/Proficiency-Level) sind zwingend, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Sehr fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office, SAP und Internet sowie Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen von Vorteil
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen, multikulturellen und international ausgerichteten Forschungsumfeld. Wenn Sie gerne sehr selbständig arbeiten, den Kontakt zu Menschen mögen, dienstleistungsorientiert, belastbar und flexibel sind, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
«a» steht in unseren Stelleninseraten für «alle». Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt. - Keine Bewerbungen von Agenturen.
PatriciaNitzsche,
Stv. Leiterin Human Resources / Dep. Head Human Resources