Wir suchen eine engagierte und strukturiert arbeitende Persönlichkeit zur Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Projektteams.
Ihre Aufgaben
Geschäftsleitungsassistenz
• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Priorisierung und Vorfilterung von E-Mails
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen (Kennzahlen, Varianten)
• Nachverfolgung von Pendenzen und Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von KPI-Reports (monatlich/quartalsweise)
• Organisation, Koordination und Protokollierung von Sitzungen
• Unterstützung bei Strategie- und Jahresplanung
Allgemeine Administration
• Verantwortung für Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen
• Digitalisierung und Optimierung von Prozessen und Workflows
• Schnittstelle zur IT (Tools, Zugriffe, Support)
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten
• Telefonzentrale und erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen
• Organisation von Postverkehr, Drucksachen und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Unterstützung im HR-Bereich (Absenzenmanagement, Onboarding, Verträge, Schulungen)
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Checklisten und internen Dokumenten
Projektadministration
• Administrative Unterstützung der Projektleitung und Bauleitung
• Erstellung und Abwicklung von Werkverträgen inkl. Offertanfragen und -vergleichen
• Termin- und Fristenkontrolle sowie Kostenüberwachung
• Führung von Rechnungsjournalen und Projektabrechnungen
• Koordination mit Behörden, Bauherren und externen Partnern
• Dokumentation von Projekten (inkl. Schlussdokumentationen)
• Organisation und Unterstützung bei Baueingaben und Projektunterlagen
• Pflege von Projektlisten und Reporting-Tools
Ihr Profil
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Administration, Assistenz oder Projektorganisation
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Organisationsfähigkeit und vernetztes Denken
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office
• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung
Wir bieten
• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Einblick in Geschäftsleitung und spannende Projekte im Holzbau
• Kollegiales Arbeitsumfeld in einem bodenständigen Unternehmen
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Tolle Teamevents wie Skitag und Wandertag